Zakelijk kopen van particulier

Kan ik de kosten van 2e hands artikelen aftrekken en hoe toon ik dat aan?

In dit artikel leg ik uit hoe om te gaan met zakelijke aankopen gekocht bij een particulier.  Denk hierbij bijvoorbeeld via een advertentiesite als Marktplaats.

Kan ik 2e hands artikelen / goederen die ik zakelijk heb gekocht van een particulier aftrekken van de belasting?

Ja, je kan deze kosten aftrekken van je omzet. De Belastingdienst zegt het volgende over zakelijke kosten:

"Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben."

Het gaat er dus om dat het aangeschafte artikel nodig is voor jouw bedrijf. Dat je dit artikel van een particulier hebt gekocht is niet relevant.

Hoe kan ik zakelijke kosten aantonen?

Zakelijke kosten kun je op twee manieren aantonen:

• via een bon/factuur

• Via een bankbetaling

Het sterkst is als je de bon/factuur betaalt via de bank.

Bij het aanschaffen van 2e hands artikelen kan het lastiger zijn om aan te tonen dat je een aankoop hebt gedaan voor zakelijke doeleinden. Het is echter wel belangrijk om dit aan te tonen. Je wilt immers het tweedehands artikel opvoeren als kosten en aftrekken van je opbrengsten zodat je minder inkomstenbelasting betaalt.

In het onderstaande stuk leg ik voor iedere situatie uit hoe je jouw aankoop kunt aantonen en verwerken in de administratie. Er zijn vier situaties:

• Situatie 1: koop aan de hand van advertentie, per bank betaald
• Situatie 2: koop aan de hand van advertentie, contant betaald
• Situatie 3: aankoop zonder advertentie
• Situatie 4: aankoop al verricht, advertentie is verwijderd

Situatie 1

Ik wil aan de hand van een advertentie (bijv. Markplaats) 2e hands artikelen kopen voor mijn bedrijf. Hoe kan ik dit aantonen aan de Belastingdienst.

Betaal via de bank, daarnaast print je de advertentie uit en schrijf de volgende zaken op de advertentie:

• De overeengekomen prijs (deze wijkt vaak af van de advertentieprijs);
• De betaalwijze;
• De datum van de koop;
• Jouw naam en handtekening ;
• Naam verkoper en handtekening.

Stuur de advertentie met aanvullende gegevens naar je boekhouder. Hij kan dit nu verwerken als een bon.

Situatie 2

Ik wil zakelijk 2e hands spullen aanschaffen via Marktplaats maar de verkoper accepteert alleen maar contant. Hoe kan ik mijn aankopen aantonen aan de Belastingdienst?

Doe hetzelfde als in situatie 1, alleen betaal je nu contant en schrijf je dit ook op de advertentie. De ondertekende advertentie geldt nu als betalingsbewijs (kwitantie) en kan verwerkt worden door jouw boekhouder.

Situatie 3

Ik wil zakelijk 2e hands spullen aanschaffen zonder dat er een advertentie is. Hoe kan ik dit aantonen aan de Belastingdienst?

Betaal via de bank en maak zelf een bon. Vermeld de volgende zaken op de bon:

• Een omschrijving van het artikel of de goederen;
• De overeengekomen prijs;
• De betaalwijze;
• De datum van de koop;
• Jouw naam en handtekening ;
• Naam verkoper en handtekening.

Als je contant betaalt dan vermeld je dit op de bon.

Tip!

Gebruik een bonnenboekje als je veel van particulieren koopt.

Situatie 4

Ik heb aan de hand van een advertentie (Marktplaats) tweedehands artikelen gekocht voor mijn bedrijf.  De advertentie is echter verwijderd en ik heb geen contactgegevens meer van de verkoper. Hoe kan ik dit aantonen aan de Belastingdienst.

Dit is een situatie die je altijd moet voorkomen, de kans bestaat dat de inspecteur de kosten niet accepteert.

Mijn advies is om een verklaring te schrijven met de volgende onderdelen:

• dat je het artikel of de goederen hebt gekocht voor zakelijke doeleinden;
• Een omschrijving van het artikel of de goederen;
• De overeengekomen prijs;
• De betaalwijze;
• De locatie van de koop;
• De datum van de koop;
• Jouw naam en handtekening.

Mocht je een controle krijgen van de Belastingdienst dan kun je laten zien dat het artikel in jouw bezit is samen met de verklaring. Of je laat de verkoopfactuur zien waarop je het ingekochte artikel hebt verkocht.

Eventueel zou je zelfs nog een foto kunnen maken van het artikel.

Algemene vragen

1. Ik heb de 2e hands spullen gekocht voordat ik ondernemer werd, kan ik de kosten nog steeds aftrekken?

Ja, deze kosten zijn aftrekbaar. Het hangt alleen af van de situatie tegen welke waarde.

Heb je de spullen gekocht net voordat je ondernemer werd?

Als je de spullen hebt gekocht met de bedoeling deze te gebruiken voor je onderneming, dan kun je deze kosten aftrekken als aanloopkosten.

Heb je de spullen gekocht ruimschoots voordat je ondernemer werd?

Je kan de spullen aftrekken tegen dagwaarde. Zie het artikel 'Kan ik als starter privé middelen inbrengen'.

2. De verkoper wil geen handtekening plaatsen, kan ik de kosten nog steeds aftrekken van de belasting?

Ja, je kunt de aanschaf nog steeds aftrekken van de belasting. Er is namelijk niets veranderd aan de feitelijke situatie (je koopt iets voor zakelijke doeleinden). De bewijslast is alleen minder sterk.

3. Is een particulier verplicht om zijn inkomen op te geven als hij een kwitantie tekent?

Voor het opgeven van het inkomen is het niet relevant of de particulier wel of geen kwitantie tekent. Voor belastbaar inkomen moet er sprake zijn van een bron van inkomen.

Bijvoorbeeld
Je koopt een auto van een particulier voor je bedrijf. Je maakt een kleine verkoopovereenkomst zodat alles netjes op papier staat.

In dit geval is er geen sprake van een bron van inkomen en hoeft de particulier het inkomen niet op te geven.

Ook al zou er wel sprake zijn van een bron van inkomen (bijvoorbeeld als de particulier structureel zaken verkoopt om er winst mee te maken), dan nog hoef je dit niet te bespreken met de verkoper. Het is namelijk de verantwoordelijkheid van de verkoper om dit netjes op te geven. 

Jij bent alleen geïnteresseerd in het aantonen van jouw kosten.

4. Geldt dit artikel ook voor een dienst, bijvoorbeeld als mijn buurjongen een website voor me maakt?

Ja, dit artikel geldt ook voor een dienst geleverd door een particulier. Zie de vorige vraag wanneer jouw buurjongen verplicht is om het inkomen op te geven.

5. Hoe zit het met de btw en 2e hands artikelen? Kan ik de btw hiervan terugvragen?

Koop je het 2e hands artikel van een particulier?

Particulieren brengen geen btw in rekening over de verkoopprijs. Je kan dus ook geen btw terugvragen. Het gehele aankoopbedrag trek je af voor de inkomstenbelasting.

Koop je het 2e hands artikel van een ondernemer?

Ondernemers zijn verplicht om btw in rekening te brengen, ook al zijn het 2e hands artikelen. Het btw-bedrag vraag je terug en het bedrag exclusief btw trek je af voor de inkomstenbelasting. Let op dat je een bon of factuur ontvangt met het btw-bedrag.

6. Hoe zit het met de btw en het verkopen van 2e hands artikelen?

Zie het artikel Verkopen van 2e hands artikelen en btw.

7. Kan ik investeringsaftrek krijgen over 2e hands bedrijfsmiddelen?

Zie het artikel Investeringsaftrek.